18 правил: как в меньшее время сделать больше
Чтобы научиться за короткое время успевать осилить больше дел, чем вы успеваете сделать сейчас, требуется всего 2 вещи: организованность и самодисциплина.
Есть 18 правил, с помощью которых вы этого добьетесь.
1. Четко определиться с целью.
Множество времени тратится впустую попросту потому, что люди не имеют четких очертаний своей цели. Не имея представления о том, куда они движутся, они сбиваются с пути, теряют веру в себя и бросают начатое дело.
Правильно определить с самого начала конечную цель - решающее условие для успешного ее достижения.
2. Сосредоточиться на главном.
Составьте перечень ваших дел, начиная с самого важного. По возможности с самого утра займитесь делом № 1 и не отступайтесь, пока не завершите начатое. Потом сразу принимайтесь за дело №2. И так далее. Конечно же, говорится о делах, в которых вы не зависите от посторонних. Не расстраивайтесь, если не успели разделаться со всем списком за 1 день. Назавтра с утра снова начните с главного.
3. Создать стимул в работе.
Проявите фантазию и превратите свои дела из "надо" в "хочется". Тогда работа пойдет намного веселее. Вы справитесь с задачами лучше и быстрее, что поможет существенно сэкономить время.
4. Определите для себя четкие сроки.
Можно сказать себе "Я составлю отчет при первой возможности". Совсем по-другому звучит фраза "Я составлю отчет до обеда". В первом случае остается место для оправдания, во втором - установлены жесткие рамки. Но здесь есть 2 момента:
- сроки должны быть реальными;
- нельзя отступаться от заданного срока. Не балуйтесь рассуждениями о том, что ничего не случится, если вы перенесете срок. Будьте непреклонны и требовательны к себе.
5. Научиться быть решительным.
Если вы уже приняли решение или что-то сделали, не мучайте себя бесплодными размышлениями и колебаниями о правильности принятого решения. Не зацикливайтесь на ошибках. Сделайте выводы и двигайтесь вперед.
6. Надо уметь отказывать.
Если вы не научитесь говорить "нет", то вас втянут в такие занятия, которым вы сами никогда бы не уделили внимания. Избегайте бесцельных и неполезных для вас обязательств. Речь, конечно, не идет о помощи близким и друзьям. Но все должно быть в пределах разумного. Оказывать нужно именно помощь нуждающимся, а не делать что-то за кого-то. Особенно если дело касается профессиональных обязанностей.
7. Не увязать в телефонных разговорах и в Интернете.
Телефон и Интернет - бесспорные лидеры в средствах экономии времени, когда надо получить справку, узнать информацию, сделать покупку или договориться о свидании. И почти всем трудно побороть искушение поделиться новостями по мобильному или "побродить" по Интернету. Конечно, нельзя не расслабляться. Однако очень полезно ограничить максимально допустимое время на отдых. Чтобы сэкономить время на развлечениях, заведите будильник (таймер, песочные часы).
8. Приобретите привычку записывать.
Наверняка вам когда-то приходилось мучительно вспоминать, что же еще надо сделать, не забыто ли чего? Тогда вы поддержите правило записывать все дела, нужные номера телефонов, даты и прочее. Полезно записывать свои яркие мысли. Заметки целесообразно разместить на письменном столе, на компьютере, у зеркала и в других местах. Это поможет не только сэкономить время, но и не загружать память лишней информацией.
9. Не тратить драгоценное время на разговоры.
Чересчур общительные друзья, товарищи и коллеги могут разрушить ваши лучшие планы и новоначинания. Сохранить их дружбу без ущерба для своего графика можно, тактично намекнув, что вы очень заняты.
Если через ваш кабинет проходит много народа, попробуйте разместить свой письменный стол лицом к стене. Целесообразно перенести время ланча, чтобы остаться работать, когда все остальные уходят обедать.
10. Слушайте внимательно.
Вы сможете сэкономить время, если избежите повторений, переделок. Чтобы сразу все делать верно, надо внимательно слушать (читать) указания. Явитесь на совещание к 17-30, когда оно назначено на 18-00, и вы потеряете драгоценных пол часа. Поэтому до начала работы уточните: где, когда, как и что?
11. Избавиться от шаблонного мышления.
Если вы все время делаете какую-то работу определенным способом, используя, например, последовательность действий АБВГ, то это совсем не значит, что не существует других путей. Может, если делать эту же работу в последовательности АГВБ, то получится быстрее или качественнее? Попробуйте. Результат вас удивит. Поинтересуйтесь, как делают эту работу коллеги, нельзя ли передать другим часть функций или эффективно использовать офисную оргтехнику.
12. Помнить о мелочах.
Очень полезно иметь под рукой запасные ключи, зонт, очки, ручку. Лучше с вечера решить, что одеть завтра. Все это может уберечь от мелких бытовых кризисов, а значит сэкономит массу ценного времени.
13. Сразу браться за дело.
Если перед вами конкретное дело, не стоит перед его выполнением начинать генеральную уборку на рабочем столе, чинить карандаши или раскладывать по алфавиту папки. Тем более стоит отложить кроссворд и позже выпить чашечку кофе. Все это подождет. Сразу беритесь за работу. Тогда вам не придется удивляться, куда "убежало" время.
14. Использовать время без остатка.
Речь идет о времени, затраченном на поездки, ожидание в очереди и даже завтрак. Его можно заполнить составлением плана дел, списка покупок, просмотром заметок.
15. Следить за тем, на что тратится свободное время.
Мы сохраним массу времени, если будем чуть разборчивее при выборе фильмов и телепередач, которые смотрим, журналов и газет, которые читаем.
16. Менять занятия.
Тело не устает все сразу. Устают одновременно только конкретные группы мышц. С этим поможет справиться перемена занятий. Так, если несколько часов вы работаете сидя, смените занятие на такую работу, которую можно делать стоя либо в движении. И наоборот. Займитесь сидячей работой, если целый день пришлось провести на ногах. С таким режимом вы убедитесь, на сколько больше способен выдержать ваш организм.
17. Начинать раньше.
Начните день на 30 минут раньше, чем всегда. Вы удивитесь, как много это даст.
18. Уважать время.
Время требует уважения. Не станете же вы выбрасывать теннисные мячи сразу после покупки? Почему же время мы ценим меньше, чем теннисные мячи?
